Planificarea evenimentului expozitional
Inainte sa demarati un proiect de stand expozitional, incercati sa raspundeti la urmatoarele intrebari:
- Am suficient timp sa fac un stand asa cum mi-l doresc sau sunt in criza de timp?
- Vreau ca agentia sau producatorul de stand sa-mi ofere si serviciile auxiliare? (catering, hosting, organizarea de evenimente, materiale de promovare, scenotehnica etc?)
- Care este scopul participarii la aceasta expozitie ?
- Care este bugetul pe care ni l-am propus? Exista disponibilitatea de suplimentare, in cazul unui proiect mai deosebit?
- Ce persoana din cadrul companiei este responsabila de acest proiect?
- Avem deja definita o identitate vizuala care ar trebui sa se regaseasca in designul de stand? (sigla, slogan , imagine, culori etc)
- Putem pune la dispozitia proiectantului aceste materiale? (fisiere electronice)
- Care este suprafata estimata sau contractata deja a standului pe care il dorim?
Dupa ce am definit scopul participarii cu un stand expozitional la eveniment, trebuie sa fie luate in calcul urmatoarele chestiuni:
- Care este pozitia noastra pe piata?
- Care este principalul concurent?
- Care sunt atuurile noastre?
- Dar dezavantajele concurentului?
- Care este produsul nostru vedeta?
- Care sunt atuurile lui?
- Care este numarul produselor pe care vreau sa le expun?
- Care sunt gabaritele si greutatile acestora?
- Ce spatiu vreau sa aloc produselor vedeta?
- Care este numarul de persoane desemnate sa ne reprezinte in stand? (de ce spatii de manevra au nevoie?)
- Dar numarul de invitati pe care sa-i intampinam simultan in stand? (cate mese/spatii de discutii sunt necesare?)
- De ce spatii de depozitare am nevoie? (pentru pliante, pentru obiecte promotionale, pentru produse care se vand direct in stand etc)
- Vom oferi invitatilor bautura/mancare? (cum? - prin catering si se ocupa agentia; facem noi niste sandwich-uri in bucataria pe care o vom avea in proiect; luam niste produse ambalate; etc)
- Ce scenotehnica vreau sa am in stand? (lumina, imagine, sunet)
- Vreau sa organizez vreun eveniment la stand? (seminar, training, concurs cu premii, spectacol cu vedete? Cati participanti estimez ca o sa am?)
- Ce vreau sa fac cu elementele constructive ale standului dupa expozitie?
- Am unde sa le depozitez?
- Asiguraţi-vã cã aţi obţinut informaţiile exacte şi corecte de la organizatori, referitoare la amplasarea şi dimensiunile standului în cadrul expoziţiei
- Verificaţi cãile de acces şi învecinãrile standului dumneavoastrã.
- Solicitaţi de la organizatori limita de înãlţime acceptatã, dacã intenţionaţi sã faceţi un stand supraetajat sau cu elemente de decor foarte înalte.
- Solicitaţi, de asemenea, puterea sursei de curent inclusã în preţul de inchiriere şi poziţionarea ei faţã de stand.
- Solicitaţi termenul maxim de depunere a proiectului şi data limitã de platã a tuturor taxelor fãrã de care nu se primeşte aprobarea de construcţie a standului.
- Pregãtiţi de la început toate informaţiile legate de identitatea vizualã a companiei.
- Pregãtiţi informaţiile despre produsele pe care doriţi sã le expuneţi în stand: cantitate, dimensiuni, greutãţi, mod de expunere etc.
